Expériences Canada cherche actuellement à combler le poste de coordinateur.trice du programme d’échanges. En raison de la COVID 19, Expériences Canada a temporairement transitionné son programme d’échanges réciproques de groupes, qui existe depuis 85 ans, vers un format virtuel qui permet aux jeunes de rester connectés et de collaborer dans un espace virtuel. Le programme d’échange virtuel offre une série d’activités amusantes et engageantes qui encouragent les jeunes à partager l’histoire, la géographie, les langues, les cultures et le mode de vie diversifiés de leur communauté et à contribuer leurs projets à une carte virtuelle du Canada.

DESCRIPTION SOMMAIRE

Cette personne dynamique est responsable de l’administration au quotidien du programme d’échange virtuel et du programme d’échange en présentiel pour les jeunes . Vous travaillerez au sein d’une petite équipe dévouée et communiquerez directement avec les enseignants, les organisateurs de groupe, les participants à l’échange et leurs parents pour les inscriptions, les voyages (lorsque cela sera possible) et la résolution des problèmes liés à nos plateformes d’apprentissage en ligne. Cette position obligatoirement bilingue exige de grandes compétences administratives, organisationnelles et interpersonnelles.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

Fonctionnement du programme

• Responsable de la coordination générale des projets assignés participant au programme :
• Maintenir un projet détaillé (numérique) et dossiers financiers pour chaque groupe/jeune participant individuellement;
• Jumeler les candidats éligibles et organiser des réunions de rencontre;
• Travailler avec les organisateurs de groupe aux fins de revoir les objectifs d’apprentissage et les plans d’activités;
• S’assurer que les documents d’inscriptions, les autorisations et les permissions sont remplis;
• Communiquer avec l’agence de voyage pour déterminer les coûts et planifier les arrangements de voyage;
• Entretenir le contact avec les organisateurs de groupes pendant l’échange en cours, assurer des suivis si nécessaire;
• S’assurer que tous les groupes remplissent les exigences en matière de rapports post-échange.
• Aider les organisateurs de groupes et les jeunes à soumettre des projets dans le cadre du programme d’échange virtuel ;
• Prendre en charge le téléphone cellulaire d’urgence 24/7 selon un calendrier partagé;
• Répondre aux demandes de renseignements et préparer une correspondance écrite régulière au sujet du programme;
• Aider à la préparation des documents d’échange (avant, pendant et après) et des trousses d’échange pour les organisateurs de groupes ;
• Mettre à jour et réviser les documents en anglais et en français relatifs au programme d’échange, par exemple le manuel de l’organisateur de groupe, afin de refléter les changements apportés au programme et les directives révisées en matière de santé et de sécurité.
• Faire des appels de recrutement et des visites aux écoles et aux groupes communautaires afin de promouvoir le programme; et
• Participer à des conférences en tant que représentant d`Expériences Canada et présenter des séances d’information et des ateliers, selon les besoins.

Le candidat sélectionné sera prêt à effectuer d’autres tâches et fonctions afin de répondre aux diverses activités du programme, selon les besoins.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES :

Connaissances

• Principes et pratiques de qualité de service à la clientèle;
• Principes et pratiques de gestion de dossier, et d’administration;
• Microsoft Office Suite, incluant Outlook et Excel;
• Connaissance de logiciel de base de données (Salesforce) est un atout;
• Organisations caritatives et à but non lucratif ;

Compétences

• Compétences de planification et d’organisation; solide prise de décision et de jugement;
• Connaissance avancée et expérimentée dans la gestion de dossiers;
• Capacité de travailler dans un environnement à haut volume;
• Aptitude à coordonner et gérer de nombreuses dates d’échéances;
• Capacité à préparer une correspondance commerciale claire et concise;
• Établir des relations de travail positives et interagir efficacement parmi un large éventail de personnes;
• Membre positif d’équipe dans un petit bureau dynamique.

EDUCATION\ EXPERIENCE

Ce poste est de niveau d’entrée. Les qualifications recherchées sont les suivantes :

1. Diplômer de collège/université;
2. Deux ans d’expérience au service à la clientèle, responsable de tâches générales administratives dans un environnement à haut volume, idéalement relié à la jeunesse.

LIEU DE TRAVAIL 

Basés à Ottawa, les employés travaillent actuellement à domicile en raison du COVID-19 pour une période indéterminée.  Les options de travail post-pandémie seront évaluées au cours de l’année à venir. 

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES

Ce poste exige une excellente maîtrise orale et écrite de l’anglais et du français. Tous les candidats sélectionnés pour un entretien feront l’objet d’une vérification préalable des compétences linguistiques.

 SVP, envoyer votre cv à Jamie McCullough, directrice des programmes; jmccullough@experiencescanada.ca

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. Toutes les informations reçues seront traitées de manière strictement confidentielle.

TÉLÉCHARGEZ LA DESCRIPTION DU POSTE

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Nous nous engageons à favoriser l’épanouissement de tous les talents. Expériences Canada accueille tous les participants, peu importe leur race, leur origine ethnique, leur orientation sexuelle, leur identité ou expression de genre, leurs aptitudes, leur âge, leur situation de famille, ainsi que les participantes enceintes ou ceux et celles ayant des engagements familiaux. Pour ce poste, nous accorderons la priorité aux candidats qui s’identifient comme une personne noire, autochtone ou une personne de couleur. N’hésitez pas à vous auto-identifier dans votre formulaire de candidature.

Nous nous engageons à vous offrir un environnement de travail inclusif et libre de tout obstacle, dès le processus d’embauche. Si vous avez besoin d’accommodements à toute étape du processus d’évaluation, veuillez nous en informer. Tous les renseignements reçus resteront confidentiels.

Expériences Canada est à la recherche de jeunes leaders, de 21 à 30 ans, pour guider des jeunes qui participeront à une série en ligne portant sur le développement personnel et les choix de carrière. Ces jeunes leaders apporteront une aide particulière à ces jeunes de 12 à 18 ans afin de les amener à découvrir leurs compétences et talents uniques et à explorer toute une gamme de carrières potentielles et de parcours d’études postsecondaires. À titre de jeune leader, vous aiderez à la planification et à l’animation de webinaires en direct, ainsi qu’à la production d’une série de profils vidéos sur les carrières de différentes personnes afin de donner aux jeunes un aperçu de ce en quoi consiste réellement leur rôle. Ce poste offrira des occasions significatives de développement des compétences et de mentorat pour les jeunes leaders qui s’intéressent à l’éducation, aux jeunes et à l’engagement communautaire.

Principales responsabilités

Marketing et diffusion d’information

• Aider Expériences Canada à mobiliser les jeunes dans tout le pays en partageant les promotions d’événements sur les réseaux sociaux personnels
• Utiliser les réseaux personnels pour faire connaître la série de webinaires et les plus vastes initiatives d’Expériences Canada
• Rédiger des commentaires et publier des articles sur les événements en direct avant, pendant et après ces activités, afin d’inciter les participants et participantes à consulter le site Web et le groupe Facebook d’Expériences Canada
• Agir en tant que représentant ou représentante d’Expériences Canada et communiquer avec des conférenciers, invités et participants potentiels tout au long de la série Choix de carrière 

Création de contenu 

• Produire du contenu à publier dans les médias sociaux et sur le site Web d’Expériences Canada, portant sur divers aspects de l’exploration des choix de carrière
• Aider à la production de profils vidéos en enregistrant et en éditant des vlogues illustrant le travail de personnes provenant de divers horizons professionnels
• Veiller à ce que les vidéos soient soumises en temps voulu à l’équipe des communications d’Expériences Canada
• Aider le personnel à rédiger des plans pour les modules d’apprentissage en ligne, les webinaires et les guides de discussion
• Rechercher et identifier des ressources adaptées à l’âge des jeunes, provenant d’autres organisations

Leadership et mentorat

• Fournir un soutien continu aux jeunes en fonction des besoins, pour les aider à comprendre le contenu et les outils sur les options de carrière ainsi que les parcours professionnels et scolaires vers lesquels le programme pourrait les orienter (par ex. identifier leurs compétences et talents uniques, définir les prochaines étapes)
• Assurer la modération du clavardage des événements en direct et du groupe Facebook, en veillant au respect des directives de la communauté
• Contribuer à l’élaboration d’une FAQ sur le programme Choix de carrière et sur divers sujets liés à l’emploi, dans un langage adapté à l’âge des jeunes
• Organiser un webinaire en veillant à créer des questions destinées aux conférenciers et à diriger la discussion afin de faciliter l’interaction entre les conférenciers et les participants

Attentes

• Avoir une attitude positive en représentant la série Choix de carrière d’Expériences Canada
• Faire preuve de gentillesse, d’accessibilité et d’ouverture à répondre aux questions
• Prendre en charge l’organisation des diffusions en direct, des appels pour faire le bilan et/ou des autres initiatives visant la participation des jeunes au programme
• Utiliser ses talents créatifs pour appuyer l’équipe
• Se montrer enthousiaste à l’idée de participer au programme et de transmettre ses propres expériences
• Effectuer toute la formation pertinente avant le début de ses engagements
• Être disponible aux heures prévues pour les diffusions en direct, surtout si le rôle à jouer consiste à animer le webinaire

Engagement et rémunération :

Les jeunes leaders doivent participer à une formation en ligne de 1 à 3 heures, qui portera sur les attentes, l’historique et l’engagement d’Expériences Canada sur le mentorat offert aux jeunes. La formation donnera aussi une orientation sur l’animation, la création de contenu et d’autres sujets qui pourraient avoir un lien avec le projet Choix de carrière. On s’attend à ce que chaque jeune leader s’engage à animer un webinaire de la série Choix de carrière et contribue au reste du programme sur une base occasionnelle et continue en créant et en éditant du contenu destiné à des vlogues et en offrant un soutien additionnel pour les webinaires, selon les besoins. Une rétribution allant jusqu’à 2000 $ sera offerte à la fin du projet.

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Nous sommes engagés à aider les talents de tout type à s’épanouir. Expériences Canada prend en considération tous les candidats et candidates, peu importe leur race, leur ethnie, leur religion, leur orientation sexuelle, leur identité ou expression de genre, leur aptitude, leur âge, leur état matrimonial, leur grossesse ou leurs obligations familiales. Pour ce poste, nous donnerons la priorité aux personnes candidates qui s’identifient comme une personne noire, autochtone ou de couleur. Sentez-vous libre d’indiquer votre appartenance à ce groupe dans votre réponse.

Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous le faire savoir. Les renseignements reçus seront traités confidentiellement.

Heures à temps partiel : 5 à 8 par semaine

Date prévue d’entrée en fonction : 2021-08-09

Types d’emploi : À temps partiel, bénévole

Salaire : 2000 $ par année

Les candidat(e)s intéressé(e)s doivent envoyer leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation à hr@experiencescanada.ca.