Expériences Canada cherche actuellement à combler le poste de coordinateur.trice du programme d’échanges.  En raison de la COVID 19, Expériences Canada a temporairement transitionné son programme d’échanges réciproques de groupes, qui existe depuis 85 ans, vers un format virtuel qui permet aux jeunes de rester connectés et de collaborer dans un espace virtuel.  Le programme d’échange virtuel offre une série d’activités amusantes et engageantes qui encouragent les jeunes à partager l’histoire, la géographie, les langues, les cultures et le mode de vie diversifiés de leur communauté et à contribuer leurs projets à une carte virtuelle du Canada.

DESCRIPTION SOMMAIRE

Cette personne dynamique est responsable de l’administration quotidienne du programme d’échange virtuel et du programme d’échange en personne qui devrait reprendre en 2022. Vous travaillerez au sein d’une petite équipe dévouée et communiquerez directement avec les enseignants, les organisateurs de groupe, les participants à l’échange et leurs parents pour les inscriptions, les voyages (lorsque cela sera possible) et la résolution des problèmes liés à nos plateformes d’apprentissage en ligne. Cette position obligatoirement bilingue exige de grandes compétences administratives, organisationnelles et interpersonnelles.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

Fonctionnement du programme

• Responsable de la coordination générale des projets assignés participant au programme :
• Maintenir un projet détaillé (numérique) et dossiers financiers pour chaque groupe/jeune participant individuellement;
• Jumeler les candidats éligibles et organiser des réunions de rencontre;
• Travailler avec les organisateurs de groupe aux fins de revoir les objectifs d’apprentissage et les plans d’activités;
• S’assurer que les documents d’inscriptions, les autorisations et les permissions sont remplis;
• Communiquer avec l’agence de voyage pour déterminer les coûts et planifier les arrangements de voyage;
• Entretenir le contact avec les organisateurs de groupes pendant l’échange en cours, assurer des suivis si nécessaire;
• S’assurer que tous les groupes remplissent les exigences en matière de rapports post-échange.
• Aider les organisateurs de groupes et les jeunes à soumettre des projets dans le cadre du programme d’échange virtuel ;
• Prendre en charge le téléphone cellulaire d’urgence 24/7 selon un calendrier partagé;
• Répondre aux demandes de renseignements et préparer une correspondance écrite régulière au sujet du programme;
• Aider à la préparation des documents d’échange (avant, pendant et après) et des trousses d’échange pour les organisateurs de groupes ;
• Mettre à jour et réviser les documents en anglais et en français relatifs au programme d’échange, par exemple le manuel de l’organisateur de groupe, afin de refléter les changements apportés au programme et les directives révisées en matière de santé et de sécurité.
• Faire des appels de recrutement et des visites aux écoles et aux groupes communautaires afin de promouvoir le programme; et
• Participer à des conférences en tant que représentant d`Expériences Canada et présenter des séances d’information et des ateliers, selon les besoins.

Le candidat sélectionné sera prêt à effectuer d’autres tâches et fonctions afin de répondre aux diverses activités du programme, selon les besoins.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES :

Connaissances

• Principes et pratiques de qualité de service à la clientèle;
• Principes et pratiques de gestion de dossier, et d’administration;
• Microsoft Office Suite, incluant Outlook et Excel;
• Connaissance de logiciel de base de données (Salesforce) est un atout;
• Organisations caritatives et à but non lucratif ;

Compétences

• Compétences de planification et d’organisation; solide prise de décision et de jugement;
• Connaissance avancée et expérimentée dans la gestion de dossiers;
• Capacité de travailler dans un environnement à haut volume;
• Aptitude à coordonner et gérer de nombreuses dates d’échéances;
• Capacité à préparer une correspondance commerciale claire et concise;
• Établir des relations de travail positives et interagir efficacement parmi un large éventail de personnes;
• Membre positif d’équipe dans un petit bureau dynamique.

EDUCATION\ EXPERIENCE

Ce poste est de niveau d’entrée. Les qualifications recherchées sont les suivantes :

1. Diplômer de collège/université;
2. Deux ans d’expérience au service à la clientèle, responsable de tâches générales administratives dans un environnement à haut volume, idéalement relié à la jeunesse.

LIEU DE TRAVAIL 

Basés à Ottawa, les employés travaillent actuellement à domicile en raison du COVID-19 pour une période indéterminée.  Les options de travail post-pandémie seront évaluées au cours de l’année à venir. 

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES

Ce poste exige une excellente maîtrise orale et écrite de l’anglais et du français. Tous les candidats sélectionnés pour un entretien feront l’objet d’une vérification préalable des compétences linguistiques.

Pour postuler, veuillez envoyer une lettre de motivation accompagnée d’un résumé indiquant vos attentes salariales au plus tard le 29 avril 2021 à hr@experiencescanada.ca

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. Toutes les informations reçues seront traitées de manière strictement confidentielle.

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Nous nous engageons à favoriser l’épanouissement de tous les talents. Expériences Canada accueille tous les participants, peu importe leur race, leur origine ethnique, leur orientation sexuelle, leur identité ou expression de genre, leurs aptitudes, leur âge, leur situation de famille, ainsi que les participantes enceintes ou ceux et celles ayant des engagements familiaux. Pour ce poste, nous accorderons la priorité aux candidats qui s’identifient comme une personne noire, autochtone ou une personne de couleur. N’hésitez pas à vous auto-identifier dans votre formulaire de candidature.

Nous nous engageons à vous offrir un environnement de travail inclusif et libre de tout obstacle, dès le processus d’embauche. Si vous avez besoin d’accommodements à toute étape du processus d’évaluation, veuillez nous en informer. Tous les renseignements reçus resteront confidentiels.

LE POSTE OFFERT

Expériences Canada cherche à pourvoir le poste de coordonnateur ou coordonnatrice de projet – Forums jeunesse pour un mandat d’un an afin de nous aider à concevoir une série de webinaires et d’ateliers mensuels amusants et motivants ainsi que des outils d’apprentissage en ligne adressés aux adolescents sur la diversité et l’inclusion. Vous superviserez aussi une équipe de jeunes bénévoles qui contribueront à l’animation des webinaires et des activités en personne.

À PROPOS DE NOUS

Expériences Canada est un organisme de bienfaisance national qui a pour mandat d’aider les jeunes à ouvrir leur esprit et leur permettre d’élargir leur monde. Habituellement, nous réalisons notre mandat grâce à nos programmes éducatifs de voyages et d’échanges au Canada qui favorisent une meilleure connaissance de la diversité canadienne et la création de liens entre les jeunes et les langues, histoires, cultures et communautés du pays.

En octobre, Expériences Canada tiendra un Forum jeunesse sur la réconciliation, en ligne, qui durera une semaine. Le forum présentera une combinaison de conférenciers inspirants et d’enseignements prodigués par des aînés et des gardiens du savoir ainsi que des formations pratiques et du soutien pour la planification et la réalisation des projets et initiatives des jeunes visant à appuyer les communautés autochtones et les appels à l’action de la CVR.

À la suite du Forum jeunesse sur la réconciliation, Expériences Canada mettra en œuvre un nouveau programme intitulé « Do The Work/Faites Le Travail! » qui portera sur des thèmes liés à la justice sociale et permettra aux jeunes de 14 à 18 ans de développer leurs compétences en matière d’alliance inclusive et de défense des droits. Expériences Canada organisera une série de six webinaires publics ainsi qu’un programme éducatif virtuel de six mois présentant des ateliers de discussion pour 60 jeunes de 14 à 25 ans.

Le programme se terminera par un forum national de trois jours sur l’alliance inclusive (qui devrait se tenir en personne en mars 2022) où les jeunes participants auront l’occasion de mettre leur formation en pratique, d’échanger des idées et des stratégies sur l’action communautaire et l’engagement des jeunes et de travailler en collaboration en vue de produire leur propre webinaire sur le thème de l’alliance inclusive chez les jeunes. La cohorte de participants plus âgés deviendra les jeunes leaders du forum, lesquels animeront les activités et offriront un mentorat aux plus jeunes par leurs présentations.

LA PERSONNE QUE NOUS CHERCHONS

Vous détenez de l’expérience en communication, vous vous passionnez pour les sujets entourant la justice sociale et vous possédez de fortes compétences en organisation et gestion d’événements. Idéalement, vous aurez une formation ou de l’expérience avec les élèves du secondaire à titre d’éducateur ou éducatrice, de chef de groupe jeunesse, de formateur ou formatrice, ou de conseiller ou conseillère.

Vous aimez créer des choses au sein d’une équipe. Naturellement, vous favorisez la conciliation et aimez résoudre les problèmes, excellez dans un environnement multitâche et restez imperturbable sous la pression. Vous devez pouvoir anticiper les besoins relatifs au projet, établir les priorités de travail, porter une attention aux détails et respecter les échéances avec peu de supervision. Vous êtes sociable et enthousiaste et possédez une capacité naturelle à établir des relations avec les jeunes, le personnel, les bénévoles, les fournisseurs et les partenaires de projet.

Compétences requises

• 2 à 3 ans d’expérience dans la prestation de programmes éducatifs ou de programmes jeunesse ou le travail dans un milieu sans but lucratif; expérience dans la coordination de programmes et de productions en ligne souhaitable mais non essentielle
• Excellentes relations interpersonnelles, grande aptitude à résoudre des problèmes, diplomatie et tact
• Excellentes compétences en communications, notamment en rédaction et en lecture d’épreuves
• Grand sens de l’organisation, attention aux détails et capacité à accomplir des projets avec un minimum de supervision
• Sens de l’initiative, débrouillardise et personnalité sociable, avec la capacité à anticiper les problèmes potentiels et à trouver des solutions créatives
• Maîtrise des plus récentes versions de la suite Microsoft Office, de Zoom et de Slack
• Souplesse pour travailler à des heures non traditionnelles durant les périodes de pointe du projet
• Expérience en gestion à titre de bénévole ou expérience au sein d’un organisme au service des jeunes un atout
• La disponibilité à voyager pour assister à des rencontres de planification et de formation ainsi qu’à l’événement organisé en personne le printemps prochain est essentielle

Renseignements additionnels

• La maîtrise de l’anglais et du français se verra accorder la priorité
• Une formation en éducation et/ou en soutien auprès des jeunes ou en travail social constitue un atout certain

• La personne sélectionnée devra présenter une attestation de vérification du casier judiciaire et une attestation de vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables

Les bureaux d’Expériences Canada sont fermés en raison de la pandémie et tout le personnel travaille à distance dans divers lieux pouvant se situer partout au Canada. La personne sélectionnée devra installer un système informatique de sécurité sur ses propres appareils afin d’avoir accès à notre serveur et à notre réseau partagé.

Les personnes intéressées à présenter leur candidature doivent envoyer leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation a hr@experiencescanada.ca

Nous nous engageons à favoriser l’épanouissement de tous les talents. Expériences Canada accueille tous les participants, peu importe leur race, leur origine ethnique, leur orientation sexuelle, leur identité ou expression de genre, leurs aptitudes, leur âge, leur situation de famille, ainsi que les participantes enceintes ou ceux et celles ayant des engagements familiaux. Pour ce poste, nous accorderons la priorité aux candidats qui s’identifient comme une personne noire, autochtone ou une personne de couleur. N’hésitez pas à vous auto-identifier dans votre formulaire de candidature.

Nous nous engageons à vous offrir un environnement de travail inclusif et libre de tout obstacle, dès le processus d’embauche. Si vous avez besoin d’accommodements à toute étape du processus d’évaluation, veuillez nous en informer. Tous les renseignements reçus resteront confidentiels.

Échelle salariale : 45 000 $ à 50 000 $