Aperçu du poste 

Vous avez récemment obtenu un diplôme dans le domaine des communications, du marketing ou des relations publiques? Vous avez de l’expérience de travail en communications? Vous vous passionnez pour la communication narrative et désirez avoir de l’impact? Nous sommes actuellement à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur des communications, totalement bilingue. Ce rôle est idéal pour les personnes qui souhaitent développer leurs compétences et expérience dans le cadre d’un large éventail de projets de marketing et de communications. 

Sous la responsabilité de la gestionnaire des communications, la coordonnatrice ou le coordonnateur des communications effectue des tâches de communication, de marketing et de soutien administratif en vue de faire progresser la mission de l’organisme. La personne titulaire du poste se passionne pour les médias sociaux, se tient au courant des tendances et s’intéresse au marketing et à la mobilisation. 

Mission d’Expériences Canada 

Nous offrons aux jeunes du Canada des expériences d’apprentissage pratique passionnantes et mémorables qui transformeront leur vie, dans un cadre sécuritaire, pour renforcer leur attachement à leurs pairs, à leur communauté et à leur pays. Notre programme d’échanges et nos ressources sur l’éducation et les carrières, axées sur les jeunes, leur permettent d’enrichir leur vie personnelle, de bâtir leur confiance et de diversifier leurs aptitudes. 

Principales responsabilités 

Les principales tâches et responsabilités de ce poste de coordination des communications sont les suivantes : 

• Développer et publier du contenu destiné au site Web, au blogue et aux bulletins d’information d’Expériences Canada, en français et en anglais. 
• Créer du contenu pour les médias sociaux (publications et reels), y compris des vidéos, des graphiques et des sous-titres à l’aide de Canva ou de programmes similaires, afin de promouvoir les programmes et les possibilités qu’offre Expériences Canada. 
• Assurer la liaison avec le personnel des programmes afin de créer et de tenir à jour un calendrier complet de publications dans les médias sociaux. 
• Agir comme agente ou agent de projet/liaison avec le personnel pour le Conseil consultatif de la jeunesse d’Expériences Canada. Le Conseil, formé de bénévoles, nous aide à mettre en place des stratégies de mobilisation clés en vue d’atteindre nos objectifs de rayonnement. 
• Fournir un soutien technique à l’équipe des programmes en organisant des webinaires en ligne et en résolvant les questions et les problèmes des personnes qui participent aux webdiffusions. 
• Surveiller les médias en ligne à la recherche d’articles et préparer un rapport trimestriel sur les médias. 
• Répondre aux demandes de renseignements généraux par téléphone et par courriel, et rediriger les demandes vers d’autres membres du personnel des programmes, au besoin. 
• Participer activement à la collaboration entre les différentes équipes, en les aidant occasionnellement à accomplir diverses tâches de marketing et de communication afin d’assurer une exécution harmonieuse des projets et des initiatives. 
• Participe à d’autres tâches qui lui sont confiées. 

Compétences requises 

• Études : Un diplôme d’études postsecondaires en communications, en marketing ou dans une discipline liée au poste ou une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience. 
• Expérience : Un minimum d’un (1) an d’expérience dans les domaines suivants : 

• Préparation, édition et publication de divers produits de communication destinés aux médias, à des sites Web et à des réseaux sociaux. 
• Utilisation d’applications logicielles et d’outils de publication tels que : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Adobe, Canva, WordPress. 
• Résultats probants en matière de création de contenu ou d’augmentation de l’auditoire dans les médias sociaux (comptes personnels acceptés). 

• La maîtrise de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral, est requise. Les candidates et candidats présélectionnés feront l’objet d’une évaluation de leurs compétences linguistiques. 

Expérience et connaissances recherchées 

• Techniques de rédaction et de relecture, telles que la grammaire, la ponctuation et l’orthographe, idéalement en français et en anglais. 
• Compilation, analyse, préparation, organisation et maintien des listes de contacts et autres informations marketing pertinentes de manière efficace. 
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés. 
• Communication efficace, verbalement et par écrit, dans les deux langues officielles. 
• Capacité à établir les priorités, à organiser la charge de travail et à travailler avec un minimum de supervision. 

Pour postuler 

Envoyez votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation à HR@experiencescanada.ca d’ici le 22 décembre 2023. 

Veuillez indiquer « Coordonnatrice ou coordonnateur des communications » dans la ligne Objet de votre courriel. 

Renseignements additionnels 

• Les bureaux d’Expériences Canada sont situés à Ottawa. Le personnel travaille actuellement selon un plan hybride comportant 2 ou 3 jours par semaine passés au bureau. 
• La personne sélectionnée devra installer un système informatique de sécurité additionnel sur ses propres appareils afin d’avoir accès à distance à notre serveur et à notre réseau partagé. 
• Ce poste nécessite des déplacements occasionnels pour assister à des conférences et à des événements. 
• Ce poste exige que la personne titulaire travaille occasionnellement le soir et les fins de semaine pour le bon déroulement de certains programmes jeunesse et du Conseil consultatif de la jeunesse. 

Nous nous engageons à favoriser l’épanouissement de tous les talents. Expériences Canada accueille toutes les personnes participantes, peu importe leur race, leur origine ethnique, leur religion, leur orientation sexuelle, leur identité ou expression de genre, leurs aptitudes, leur âge, leur situation de famille, leur grossesse ou leurs engagements familiaux. Pour ce poste, nous accorderons la priorité aux personnes candidates qui s’identifient comme une personne noire, autochtone ou de couleur. Sentez-vous libre d’indiquer votre appartenance à ce groupe dans votre réponse. 

Nous nous engageons à vous offrir un environnement de travail inclusif et libre de tout obstacle, dès le processus d’embauche. Si vous avez besoin d’accommodements à toute étape du processus d’évaluation, veuillez nous en informer. Tous les renseignements reçus resteront confidentiels. 

Remarque : Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette annonce. Toutefois, nous ne pourrons malheureusement communiquer qu’avec les candidatures présélectionnées. 

Position Overview 

Reporting to the Senior Manager, the Coordinator is responsible for the day-to-day administration of Experiences Canada’s Youth Exchanges program. They will work as part of a small, dedicated team and communicate directly with teachers, youth group leaders, exchange participants and their parents regarding all steps including registration, travel, paperwork and preparation, general inquiries and trouble-shooting with our online learning platforms. This bilingual position requires strong administrative, organizational, and interpersonal skills along with experience with data entry. Experience with CRM (Salesforce) is an asset. 

The Youth Exchanges program is Experiences Canada’s keystone program. It offers reciprocal exchanges within Canada for groups of youth, between the ages of 12 and 18 from any region of the country. The groups are paired according to their ages and interests and each pair hosts their “twin” in their hometown. Participants play an active role in planning the exchange by communicating regularly with their twin, doing research on the community that they will visit, and participating in the planning, themes and activities, and fundraising. 

Experiences Canada’s Mission 

We offer transformational practical and learning opportunities to Canadian youth creating safe, fun, memorable experiences that deepen their connection to their peers, community, and their country.  Our exchanges and youth-centered educational and career resources enrich personal relationships and build confidence and skills.   

Main Responsibilities 

The main duties and responsibilities of the Youth Exchanges Program Coordinator include:  

Online & Data 

• Responsible for reviewing and entering exchange applications into Salesforce, and ensuring all fields and forms involved with the exchange application process are working efficiently 
• Responsible for the overall data entry of exchange projects 
• Enters all budget related costs, collects invoices, and reconciles program files 
• Twins eligible exchange groups, and manages all their communications pre, during and post travel 
• Connects group organizers to the e-learning platform modules and information, and assists with connection queries when required 
• Responsible for the maintenance, customization and updating of exchange guides, forms and modules 

Administration 

• Ensures all documents are finalized and saved appropriately in Salesforce and the shared drive 
• Assists with the preparation of exchange documents (pre, during and post) using Microsoft Suite software e.g. Word, PowerPoint, DropBox, and Adobe Pro Acrobat 
• Updates and edits documents in English and French to reflect program changes and revised health and safety guidelines 

Communication 

• Collaborates with group organizers and other stakeholders such as parents to review program objectives and schedules 
• Liaises with travel agency to discuss budget and plan travel arrangements 
• Acts as primary contact with group organizers and parents during entire exchange, ensures follow-up where necessary 
• Assist group organizers, parents and youth in submitting exchange projects 
• Participates in conferences as a representative of Experiences Canada, and presents information sessions and workshops about the program as required 
• Staffs the emergency cell phone (to support groups in transit) according to a shared timetable 
• Responds to general inquiries and prepares regular written correspondence on a range of topics 
• Drives and supports a comprehensive outreach strategy to recruit new groups 
• Collaborates with team members from other departments as needed such as Communications and Finance, and joins in all staff weekly meetings 
• Provides regular (weekly) Exchanges target updates and intermittent progress reports to the Senior Manager 

Required Skills 

• Bilingual (French and English) mandatory 
• Strong communication and diplomatic social skills 
• Proficient in Salesforce CRM 
• Experience in working in a team 
• Self-motivated and takes initiative 
• Detailed oriented 
• Goal, deadline, and timeline oriented 
• Ability to multitask and transition efficiently to multiple projects 
• Ability to be strategic, plan, and adapt to the unexpected (primarily related to travel situations with the groups) 

Additional Assets 

• Leads and participates in customized Salesforce development 
• Strong public speaking and presentation skills 
• Able to travel within Canada 
• Previous work experience with educators and/or school boards 
• Research and analytical skills 

Compensation

Will be commensurate with experience and will be in the range of $48k to $60k with competitive benefits package, RRSP contribution, and summer hours.   

To Apply  

Please send both a cover letter and résumé to HR@experiencescanada.ca 

Put ‘Youth Exchanges Program Coordinator’ in Subject header   

Note:  

We thank all candidates for the responses to this advertisement. However, we regret that we will only be contacting short listed candidates.