Type : À temps plein

Lieu de travail : Ottawa (Ontario); Mode hybride

Aperçu général :

Relevant du gestionnaire, le/la coordonnateur(trice) est responsable de l’administration quotidienne du programme Échanges de jeunes d’Expériences Canada. Il/elle travaillera au sein d’une petite équipe dévouée et communiquera directement avec les enseignants, les responsables de groupes de jeunes, les participants aux échanges et leurs parents concernant toutes les étapes du processus, notamment l’inscription, les déplacements, la documentation et la préparation, les demandes générales et la résolution de problèmes liés à nos plateformes d’apprentissage en ligne.

Ce poste bilingue exige de solides compétences administratives, organisationnelles et interpersonnelles, ainsi qu’une expérience en saisie de données. Une expérience avec un CRM (Salesforce) est un atout.

Le programme Échanges de jeunes est le programme phare d’Expériences Canada. Il offre des échanges réciproques à travers le Canada pour des groupes de jeunes âgés de 12 à 18 ans provenant de toutes les régions du pays. Les groupes sont jumelés selon leur âge et leurs intérêts, et chaque groupe accueille son « jumeau » dans sa communauté. Les participants jouent un rôle actif dans la planification de l’échange en communiquant régulièrement avec leur jumeau, en effectuant des recherches sur la communauté qu’ils visiteront et en participant à la planification, aux thèmes, aux activités et à la collecte de fonds.

Mission d’Expériences Canada :

Nous offrons aux jeunes Canadiens des occasions d’apprentissage pratiques et transformatrices, en créant des expériences sécuritaires, amusantes et mémorables qui renforcent leurs liens avec leurs pairs, leur communauté et leur pays. Nos échanges et nos ressources éducatives et professionnelles axées sur les jeunes enrichissent les relations personnelles et développent la confiance ainsi que les compétences.

Responsabilités principales :

Les principales fonctions du/de la coordonnateur(trice) du programme d’échanges de jeunes comprennent :

En ligne et données

• Examiner et vérifier les données des projets dans Salesforce et s’assurer que tous les champs et formulaires liés au processus de demande d’échange fonctionnent efficacement.

• Assurer la saisie des données des projets d’échange conformément au flux de travail du programme.

• Saisir et vérifier tous les coûts liés au budget, recueillir les factures et concilier les dossiers du programme.

• Aider les organisateurs de groupes, les parents et les jeunes à soumettre les formulaires de projet d’échange en ligne, au besoin.

Administration

• Veiller à ce que tous les documents pertinents des projets soient finalisés et correctement sauvegardés dans Salesforce et sur le lecteur partagé.

• Aider à la préparation des documents d’échange (avant, pendant et après) à l’aide de la suite Microsoft (Word, PowerPoint), DropBox et Adobe Acrobat Pro.

• Fournir des mises à jour hebdomadaires sur les objectifs des échanges et des rapports d’étape ponctuels au gestionnaire.

• Collaborer avec les membres de l’équipe d’autres départements (communications, finances, etc.) et participer aux réunions hebdomadaires du personnel.

Communication et service à la clientèle 

• Jumeler les groupes admissibles et gérer toutes les communications avec eux avant, pendant et après les déplacements.

• Collaborer avec les organisateurs de groupes et d’autres parties prenantes (comme les parents) afin de revoir les objectifs et les calendriers du programme.

• Assurer la liaison avec l’agence de voyage pour discuter du budget et planifier les déplacements.

• Agir comme principal point de contact pour les organisateurs et les parents pendant toute la durée de l’échange et assurer les suivis nécessaires.

• Participer à des conférences en tant que représentant(e) d’Expériences Canada et animer des séances d’information et des ateliers sur le programme, au besoin.

• Assurer la permanence du téléphone d’urgence (pour soutenir les groupes en déplacement) selon un horaire partagé.

• Répondre aux demandes générales et préparer des communications écrites régulières sur divers sujets liés au programme d’échanges.

• Contribuer à une stratégie de rayonnement globale afin de recruter de nouveaux groupes.

Compétences requises :

• Bilinguisme (français et anglais) obligatoire.

• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec diplomatie.

• Maîtrise du CRM Salesforce.

• Expérience de travail en équipe.

• Autonomie et esprit d’initiative.

• Souci du détail.

• Capacité à atteindre des objectifs et à respecter des échéanciers.

• Capacité à gérer plusieurs tâches et à passer efficacement d’un projet à l’autre.

• Capacité à planifier de façon stratégique et à s’adapter aux imprévus (notamment en contexte de déplacements de groupes).

Actifs supplémentaires :

• Excellentes compétences en prise de parole en public et en présentation.

• Disponibilité pour voyager au Canada.

• Expérience de travail avec des éducateurs et/ou des conseils scolaires.

• Compétences en recherche et en analyse.

Rémunération :

La rémunération sera établie en fonction de l’expérience et se situera entre 50 000 $ et 60 000 $, avec un régime d’avantages sociaux compétitif, une contribution au REER et un horaire d’été allégé. 

Pour postuler, veuillez envoyer une lettre de motivation et votre curriculum vitæ à : dprashad@experiencescanada.ca 

Indiquez « Coordinateur ou coordinatrice du programme d’échange de jeunes » dans l’en-tête du sujet. 

Note :  

Nous remercions tous les candidats d’avoir répondu à cette annonce. Toutefois, nous regrettons de ne pouvoir contacter que les candidats présélectionnés.

Tâches et responsabilités :

Expériences Canada souhaite embaucher 1 jeune pour appuyer les activités de sensibilisation du Programme national d’échanges jeunesse, afin d’accroître la visibilité auprès des organismes jeunesse et des programmes destinés aux jeunes partout au pays. Bien que les écoles aient traditionnellement constitué le principal groupe de participants au programme d’échanges, la stratégie actuelle vise à élargir la participation aux organismes jeunesse en dehors du milieu scolaire – notamment des groupes tels que les Scouts, les Guides, les organisations et clubs sportifs, les ensembles musicaux (comme les orchestres et les chorales), ainsi que d’autres groupes récréatifs comme le théâtre, la danse, etc. Étant donné le grand nombre de ces types d’organisations à travers le pays, un important travail de recherche est nécessaire afin d’identifier les groupes cibles appropriés et d’adapter les approches de sensibilisation à chacun d’eux. Avec l’encadrement du ou de la gestionnaire principal(e) du programme, l’agent(e) de sensibilisation mènera des recherches sur des organisations potentielles (à l’échelle nationale, provinciale et régionale) admissibles au programme d’échanges, constituera une base de données de groupes participants potentiels et contribuera aux activités de sensibilisation directe auprès des groupes identifiés (courriels, appels téléphoniques, etc.). Les jeunes recevront une formation et une orientation sur nos programmes, ainsi qu’un encadrement quotidien et du mentorat.

Quelles compétences le ou la participant(e) développera-t-il/elle durant le placement? 

• Capacité d’adaptation
• Collaboration
• Communication
• Compétences numériques 
• Travail d’équipe et leadership 

Langue requise pour le poste :
Bilingue 

Titre du superviseur :
Gestionnaire 

Le superviseur fournira : 

• Formation spécifique au poste
• Directives de travail et tâches
• Évaluation du travail

Le directeur / mentor fournira : 

• Soutien au développement des compétences
• Formation liée à la carrière

Autres informations : 

• Durée : 8 semaines
• Heures par semaine : 35 heures

Pour postuler, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une brève lettre de motivation à l’adresse suivante : claliberte@experiencescanada.ca

Pour postuler, vous devez :

• Avoir entre 15 et 30 ans au moment de l’embauche;
• Détenir un numéro d’assurance sociale (NAS) valide; et
• Être un citoyen canadien, un résident permanent du Canada ou une personne ayant reçu une désignation de réfugié au Canada.

Les étudiants internationaux et les autres résidents temporaires du Canada ne sont pas admissibles.

Nous remercions sincèrement toutes les personnes qui soumettent leur candidature pour leur intérêt et les efforts déployés. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.