Échanges de jeunes – Questions fréquemment posées (FAQ)

Si vous connaissez déjà un groupe avec lequel vous aimeriez échanger, vous pouvez indiquer son nom et son adresse sur votre demande et l’encourager à s’inscrire également. Sinon, notre personnel trouvera un groupe pour vous en identifiant un groupe qui correspond aux caractéristiques démographiques et aux intérêts de votre propre groupe. Le jumelage de groupes est basé sur la compatibilité de la taille du groupe, de l’âge des jeunes et de l’équilibre entre les sexes, ainsi que sur la similitude des thèmes ou des centres d’intérêt. Parmi les autres facteurs de jumelage, citons la répartition équitable entre les provinces et les territoires, l’historique de la participation des groupes et les considérations budgétaires.

Veuillez noter que l’identification d’un groupe dans votre demande ne garantit pas automatiquement l’approbation; Expériences Canada doit quand même tenir compte de tous les facteurs mentionnés ci-dessus.

Les échanges peuvent avoir lieu à n’importe quel moment de l’année. Une fois le financement approuvé, les deux groupes discutent et s’entendent sur les dates de voyage et d’accueil. Expériences Canada coordonnera alors les préparatifs de voyage.

Oui, selon les semaines de voyage et d’accueil, les élèves peuvent manquer l’école. Cependant, Expériences Canada, les écoles participantes et les associations communautaires reconnaissent que l’apprentissage par l’expérience est un complément précieux au milieu scolaire.

Les étudiants internationaux et les étudiants en visite peuvent participer à nos échanges, mais le groupe doit couvrir leurs frais.

*Veuillez noter que tous les participants doivent être nouveaux dans le programme d’échange.

Les candidatures sont complétées et soumises en ligne par l’organisateur du groupe. Les candidatures peuvent être soumises à tout moment, mais elles doivent l’être au moins deux mois avant la date du voyage. Veuillez tenir compte des délais suivants:

• Les demandes de voyage avant le 1er décembre doivent être soumises avant le 30 juin
• Les demandes de voyage avant le 30 avril doivent être soumises avant le 31 octobre.

Une fois que vous aurez soumis votre candidature en ligne, vous recevrez un e-mail accusant réception de votre candidature, ainsi qu’une facture pour le paiement de votre cotisation. Les demandes sont considérées comme complètes une fois que le formulaire de demande est rempli et que les frais d’adhésion sont payés.

Expériences Canada offre un soutien et des conseils continus tout au long du processus de planification de l’échange. Des modules de formation en ligne détaillés sont offerts aux organisateurs de groupe afin de s’assurer qu’ils connaissent bien les éléments nécessaires à la réussite d’un échange. Sur demande, Expériences Canada peut également coordonner une conférence téléphonique d’orientation avec les deux organisateurs de groupe afin de répondre à toute question ou préoccupation dès le départ.

Chaque groupe paie des frais d’adhésion de 250 $ lorsqu’il soumet une demande, puis des frais d’inscription de 250 $ par participant une fois que l’échange a été approuvé et confirmé. Les frais de voyage entre les aéroports communautaires sont payés par Expériences Canada avec le financement d’Échanges Canada du ministère du Patrimoine canadien. Les participants sont toutefois tenus de payer le prix totals du billet s’ils annulent et que le groupe n’est pas en mesure de trouver un remplaçant jusqu’à une semaine avant la date prévue du voyage. Dans ce cas, Expériences Canada facturera le participant. Le coût des activités locales et des excursions pendant l’échange est payé par les groupes grâce à l’autofinancement. Le coût moyen par jeune varie en fonction des activités et des excursions choisies par le groupe. De nombreux groupes organisent des collectes de fonds pours aider à couvrir le coût des activités et du transport local lorsqu’ils accueillent leur groupe jumeau.

Les types d’activités que vous patiquez avec votre groupe de jumelage doivent généralement refléter la culture, la communauté et l’histoire locales de l’endroit où se trouve votre groupe. Les lignes directrices actuelles de Patrimoine canadien exigent qu’au moins 30 % des activités de chaque semaine d’échange soient liées à l’histoire ou au patrimoine.

D’autres activités peuvent refléter des échanges thématiques spécifiques et peuvent être organisées en conséquence pour la musique, les sports, le leadership, l’éducation en plein air, les discussions sur la lutte contre l’intimidation, et plus encore. En collaboration avec l’organisateur du groupe de jumelage, chaque groupe conçoit un programme de semaine d’accueil qui met en valeur sa propre communauté et répond aux objectifs du plan d’apprentissage de l’échange de chaque groupe et aux lignes directrices établies par Patrimoine canadien. Ces résultats d’apprentissage et ces plans d’accueil doivent être soumis à Expériences Canada avant le voyage de votre groupe. Veuillez noter que tous les participants des deux groupes doivent participer à toutes les activités pendant les deux moitiés de l’échange.

Chaque groupe choisit ses propres participants. Les groupes peuvent être composés d’élèves d’une école existante ou de jeunes d’une association communautaire telle que des troupes de danse, des clubs de musique, des équipes sportives, des scouts, des guides, des clubs de garçons et de filles, etc. L’organisateur du groupe est également chargé de choisir un jeune participant qui représentera le groupe en tant que jeune ambassadeur.

Les organisateurs de groupe élaborent ensemble des critères de jumelage et un plan pour faciliter les bonnes correspondances en fonction des profils individuels, de l’âge, des intérêts, ainsi que des allergies, des problèmes médicaux et/ou des besoins particuliers.

Expériences Canada paie et organise le voyage de votre groupe en avion, en train ou en autocar selon les dates demandées. Expériences Canada organisera également les transferts en autobus à destination et en provenance de l’aéroport le plus proche.

Les échanges d’Expériences Canada sont conçus comme une expérience réciproque d’hébergement chez l’habitant. Chaque jeune participant est logé dans la maison de son groupe de jumeaux; de même, les accompagnateurs adultes sont censés s’héberger mutuellement. Si, dans certaines circonstances, un groupe n’est pas en mesure d’être hébergé dans des maisons, que ce soit pour des raisons culturelles, d’espace ou de sécurité, il est possible de demander et de planifier un arrangement de séjour commun. Veuillez contacter votre coordinateur de programme d’Expériences Canada pour obtenir son approbation.

La sécurité de nos participants aux échanges est la priorité absolue d’Expériences Canada. Toutes les familles d’accueil doivent se soumettre à un processus de sélection strict qui comprend la fourniture de références et/ou une visite à domicile par l’organisateur du groupe. Nous croyons que l’expérience de la famille d’accueil est une occasion d’apprentissage positive et crée un lien entre les jeunes qui ne se produirait qu’en dehors d’activités structurées.

Tous les organisateurs de groupes et les accompagnateurs doivent obtenir un extrait de casier judiciaire et une vérification du secteur vulnérable. Tous les membres de la famille d’accueil âgés de plus de 18 ans doivent également obtenir un extrait de casier judiciaire et une vérification du secteur vulnérable. Pour obtenir le dossier de police et la vérification du secteur vulnérable, veuillez vous rendre au service de police de votre localité.

Veuillez vous munir d’une pièce d’identité avec photo et de la lettre de volontariat. La lettre de volontariat est disponible sur le portail de l’organisateur de groupe, qui devient accessible une fois que votre échange est confirmé.

Tous les participants d’Expériences Canada sont couverts par un régime d’assurance accident de groupe pendant les deux semaines de leur échange. L’assurance voyage, qui comprend l’assurance médicale et hospitalière d’urgence à l’extérieur de la province, l’annulation et l’interruption, ne fait pas partie du régime d’Experiences Canada. Nous recommandons fortement que l’assurance complémentaire soit souscrite directement auprès de notre fournisseur de voyage, par le biais de plans familiaux ou de fournisseurs d’assurance indépendants. Veuillez noter que toute dépense d’urgence non couverte par les fournisseurs d’assurance sera à la charge du groupe ou de la famille du participant.

Bien qu’un représentant d’Expériences Canada soit toujours disponible pour discuter des situations, les organisateurs du groupe sont responsables de la supervision quotidienne et de la gestion globale du groupe. Toutes les urgences et tous les incidents doivent être traités de manière rapide, appropriée et professionnelle par l’organisateur du groupe ou par un autre adulte responsable de l’école ou de l’organisation. En cas de situation d’urgence pendant l’échange, veuillez en informer notre personnel dès que possible en appelant le numéro de téléphone d’urgence qui vous sera fourni.

Nous croyons fermement que tous les jeunes devraient avoir un accès égal à la participation aux échanges d’Expériences Canada. C’est pourquoi nous fournissons un financement limité pour soutenir l’inclusion de jeunes ayant des besoins spéciaux ou des handicaps, provenant de ménages à faible revenu, de régions rurales ou isolées, et d’autres besoins au cas par cas. Pour accéder à ce financement limité, une demande de financement pour mesures spéciales doit être soumise à Expériences Canada une fois que votre échange a été confirmé.

Oui, le groupe devra signer un contrat et se conformer aux conditions de ce contrat pour recevoir le financement. Certaines de ces conditions comprennent la promotion de l’échange en tant que projet d’Expériences Canada, l’envoi de photos/vidéos et de témoignages à votre représentant d’Expériences Canada, et la réalisation de sondages après l’échange.

Le personnel d’Expériences Canada est disponible du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (heure normale de l’Est) pour répondre à toutes vos questions.